Benoemen van een functionaris gegevensbescherming

Zoals eerder al gezegd, kan iedereen die voldoet aan de eisen voor een FG, voor deze functie worden aangesteld.

Als een FG ook nog andere werkzaamheden verricht binnen de organisatie, dan mogen die andere werkzaamheden niet conflicterend zijn met de taken van de FG. Dat zal al snel het geval zijn als de Functionaris Gegevensbescherming ook een senior managementfunctie bekleedt, zoals CEO, CFO, Hoofd ICT/HR/P&O etc.

Het is ook mogelijk om een externe FG te benoemen. Uiteraard moet de externe FG ook aan de eisen voldoen. Er moet een goede dienstverleningsovereenkomst worden afgesloten, die niet eenvoudig door de opdrachtgever opgezegd kan worden als de FG “lastig” is.

Als een (grotere) organisatie een FG-team opstelt om de taken uit te voeren, dan is het noodzakelijk dat één persoon de ‘echte’FG is. Deze persoon is dan het officiële aanspreekpunt binnen en van de organisatie.

Uiteraard kan deze persoon taken delegeren naar de andere personen van het team.

Bekendmaking van de benoeming van een FG

Zodra de benoeming van een Functionaris Gegevensbescherming een feit is, dient dit zowel binnen als buiten de organisatie bekend te worden gemaakt. De betrokkenen (degenen van wie de organisatie persoonsgegevens verwerkt) dienen op de hoogte te worden gebracht van de benoeming.

Dat kan bijvoorbeeld heel eenvoudig door dit op te nemen in het privacy statement op de website.

Bovendien moet de benoeming worden doorgegeven aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Op hun website is hiervoor een speciale pagina te vinden.

Delen van een Functionaris Gegevensbescherming

Zolang een FG eenvoudig toegankelijk blijft, kan één FG ook worden gedeeld met meerdere organisaties. Betrokkenen (mensen van wie de persoonsgegevens worden verwerkt), werknemers van de persoonsgegevens verwerkende organisaties én de betrokken autoriteiten dienen eenvoudig toegang te krijgen tot de FG.

Het is dus mogelijk dat een branchevereniging één FG (of team van FG’s) aanstelt voor alle aangesloten leden.