Verjaardagskalender ophangen op het werk

worden opgehangen op het werk. Het lijkt zo onschuldig, en het antwoord zou zo eenvoudig moeten kunnen zijn.

Toch is dit niet een eenvoudig te beantwoorden vraag.Een geboortedatum is namelijk een sterk identificerend persoonsgegeven. In combinatie met de volledige naam is dit iets wat de basis is van veel sociale hackpogingen. Denk maar aan hoe vaak je wordt gevraagd wat je geboortedatum is ter verificatie.

Vragen die je eerst moet stellen

Om de vraag te beantwoorden zijn een aantal zaken van belang:

Waar de kalender komt te hangen? Kan alleen een kleine groep personeelsleden deze zien, of is de kalender voor een grote groep werknemers toegankelijk? Zijn er ook bezoekers die de kalender kunnen zien? Kun je de kalender van buitenaf zien?

En welke informatie zet je op de kalender? Zet je het geboortejaar er op, zodat iedereen kan zien wanneer iemand 50 is geworden? Dan geef je niet alleen de geboortedag weg, maar de complete geboortedatum. Zet je ook de achternaam er op, omdat er zoveel personen met dezelfde voornaam zijn? Ook daarmee wordt het lastiger om de informatie te delen.

En tenslotte, wat doe je met werknemers die uit dienst gaan? Schrijf je alles op met potlood? Of print je elke keer een nieuwe kalender uit, met alleen de werknemers die in dienst zijn?

Bepalen van de grondslag

Elke verwerking moet op een grondslag zijn gebaseerd. Zonder al te diep op deze materie hioer in te gaan, moet er een noodzaak zijn om de gegevens te verwerken (en ja, ophangen van een verjaardagskalender is ook een verwerking).

De AVG noemt een aantal grondslagen op, die de geldigheid van een verwerking kunnen zijn. In het kader van het ophangen van een verjaardagskalender hoor ik regelmatig de volgende grondslagen voorbij komen:

• Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst: het betreft immers iets wat met werk te maken heeft, waarvoor de werknemers een contract hebben. Maar de werkzaamheden in het contract kunnen natuurlijk prima worden uitgevoerd zonder de verjaardagskalender, dus deze grondslag valt af.
• Noodzakelijk voor de uitvoering van een wettelijke verplichting: ook deze grondslag wordt wel eens genoemd in dit verband; goed werkgeverschap is immers verplicht vanuit het arbeidsrecht, en met de kalender stimuleer je een gevoel van eendracht binnen de organisatie. Toch valt deze grondslag af, het is niet te beargumenteren dat een verjaardagskalender noodzakelijk is voor goed werkgeverschap. Er zijn immers veel organsiaties die prima functioneren zonder dat er een verjaardagskalender hangt.
• Noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigd belang van de werkgever: een goede sfeer en collegialiteit is goed voor de productiviteit, en met de kalender stimuleer je deze collegialiteit. Toch is ook hier de noodzakelijkheid lastig vol te houden: ook hier geldt dat er veel organisaties zonder kalender prima een goede sfeer hebben en collegiaal met elkaar omgaan.

Is toestemming dan de oplossing?

Omdat hiermee de grondslagen op basis van noodzakelijkheid zijn uitgeput, valt men meestal terug op de grondslag Toestemming. Helaas is dat ook lastig. Toestemming van een werknemer krijgen kan alleen maar, als deze toestemming vrijelijk is gegeven, zonder dat er negatieve consequenties aan hangen als de toestemming uit blijft.

Om de toestemming geldig te laten zijn, zul je moeten meewegen of mensen zich verplicht kunnen voelen op de kalender te staan. Misschien willen ze eigenlijk niet in de aandacht komen, of voelen ze zich dan verplicht om te trakteren. Als er ook maar een kleine mogelijkheid is dat dit mee speelt, is de toestemming al niet meer vrijwillig gegeven.

Ook kun je niet van toestemming spreken als de werkgever vraagt aan de werknemer of deze op de kalender wil staan. Het kan lastig zijn voor een werknemer om te weigeren, omdat deze niet ‘lastig’ wil zijn, geen zin heeft in of bang is voor discussie.

Het krijgen van toestemming is zó lastig, dat we bij AVG Compleet een aparte training voor dit onderwerp hebben opgezet.

Conclusie

Het is nog best lastig om in overeenstemming met de AVG een verjaardagskalender op te hangen. In sommige situaties gebeurt het tóch, zonder dat dit echt voor problemen zorgt.

De beste oplossing lijkt, dat iedereen zelf zijn of haar naam kan opschrijven, al dan niet met achternaam of initialen. De kalender mag niet in zicht zijn van bezoekers zijn, in ieder geval niet in zicht van onbekenden. De kalender moet tijdig worden geschoond na vertrek van een werknemer.

En vooral, de sfeer moet goed zijn én blijven; zodra je als werkgever merkt dat iemand last heeft van de kalender, kom je op glad ijs wat betreft de grondslag Toestemming, niet alleen voor deze ene persoon, maar ook voor de anderen. Wie zegt namelijk dat een ander niet óók bezwaren heeft, maar die niet durft te uiten?

Maar mijn advies is: kijk of je ook zonder de kalender kunt, als je je echt aan de AVG wilt houden.